В каких случаях подлежащим является личное местоимение

Когда оно заменяет собой существительное в другом предложении.

Например:

На столе лежали документы. Теперь они находятся в ящике.

В первом предложении основа документы лежали, где лежали - сказуемое, выраженное глаголом, а документы - подлежащее, выраженное существительным.

Во втором предложении вместо документы употреблено слово они.

Оно также является подлежащим для второго предложения, а находятся - это сказуемое, выраженное глаголом.

Но когда мы употребляли во втором предложении слово они, мы имели ввиду слово документы, которое было в первом предложении.

Это делается чтобы избежать в том числе и для того, чтобы избежать тавтологии.

Местоимения замещают имена существительные, прилагательные, числительные. Следовательно, в предложениях выполняют синтаксическую функцию, свойственную этим частям речи. Заданный вопрос помогает определить, главными или второстепенными членами предложения они являются. Для правильного определения синтаксической роли местоимений следует обратить внимание на их разряд